GTDを少しアレンジしたタスク管理

今回はタスク管理の話です。
タスク管理というと[GTD](https://ja.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done)が有名ですが、全部実践しようとすると大変です。なので僕は必要な部分だけ抜き出しつつ、足りない仕組みをちょっと付け足して運用しています。今回はそれをまとめて紹介したいと思います。

## なぜタスクを管理するのか

僕たちのタスクはいろんな経路で追加されます。自分の目標を達成するためだったり、他人から頼まれたり。僕たちはその中から次に取り組むタスクを選択しては消化しているわけです。

しかしこの営みがうまくいかないと、タスクを忘れてしまうことや締め切りに間に合わないことが起きてしまいます。そういったことを防ぐために、タスクは管理しておいたほうが良さそうです。

実際にタスク管理を行なってみると他にもメリットがあることに気づきますが、それはまた別の記事で書こうと思います。

## タスク管理手法の紹介

### 1.タスクを全て書き出す

タスク管理ツールには大抵、単にタスクを登録するためのリストが一つ用意されています。そこに「新しいスマホが欲しい」、「英語が話せるようになりたい」、「メールに返信する」など、タスクをどんどん追加していきます。

とにかく思いつくものをすべて書き出して、頭の中をスッキリさせましょう。もちろん、数が少ないからといって無理に絞り出す必要はありません。

### 2.タスクを間引く

タスクを書き出したら、GTD における以下の二つのノウハウを実践してみます。

– 2 分以内に終わるものはすぐにやってしまう
– 可能なものは他の人に任せてしまう

これでタスクリストを幾分か減らせればラッキーですね。

### 3.タスクを分類する

書き出したタスクたちを分類します。それぞれツール上で新たなリストを作り、移動させましょう。

#### Pending

ここでは他の人へ依頼をするなどして待機状態になっているタスクを管理します。機械的に振り分けましょう。

#### Maybe

ここは「多分やると思うこと」リストです。
優先順位が低いためにしばらくやりそうにないタスクや、やろうと思っているが具体的な行動が思いつかないタスクはこのリストに置きましょう。

#### Project

ここでは大きな目的を管理します。これらの目的を達成するために行動するわけです。

例：

– 英語を話せるようになる
– 一人暮らしをはじめる

#### Goal

ここでは各 Project における目標を管理します。1 つの Project に対して最低 1 つの Goal を設定しましょう。
なるべく定量的な目標が並ぶようにします。

例：

– 貯金を 100 万円ためる
– TOEIC で 700 点をとる

#### Task

ここでは具体的な行動を管理します。優先度が高い順に並べます。1 つの Goal に対して最低 1 つの Task を設定します。一方で、紐づける Goal がない misc 的な Task はあっても大丈夫です。
Task は速やかに終わる粒度が良く、時間がかかりすぎるものは分割を検討します。

例：

– 月々の貯金額を決める
– TOEIC の過去問を解く

#### Routine

ここでは習慣化したいことを管理します。
タスクの中には定期的に発生するものや、繰り返し行わないと効果が出ないものがあります。
これらはツールの繰り返し機能で管理してもらいましょう。通知を設定しておくと便利です。

例：

– 月に一度髪を切りに行く
– 毎日 20:00 に腕立て伏せ 15 回

### 4. 期限を設定する

Goal と Task にはそれぞれ期限を設定します。

Goal にはいつまでに達成したいのかを期限として設定します。思い浮かばない場合は、とりあえず 1 ヶ月とするか、Maybe に移動させることを検討します。

Task には実施予定の日時を期限として設定します。
リストの下の方は予測が難しいので、期限が決まっているものはそれを設定し、他のものは設定しなくてもよいです。

### 5.タスクを更新する

3 まででリストは完成です。各リストはいつでも更新でき、僕はタスク完了時と毎朝起床時にチェックを行うようにしています。

実際に Task,Routine を元に行動し、完了したり行動する必要がなくなった場合は更新します。Goal に紐づいたタスクを完了した場合は、その Goal が達成されたかを確認し、Goal を達成した場合は、さらにそれが属する Project が達成されたかを確認します。

以上が、タスク管理の全体像となります。

## Q&A

想定される質問について簡単に回答しておきます。

### Q. この手法の限界はなんですか？

A. 僕の手法では複数の Project を同時に扱います。そのため、Project が短期的かつ大規模の場合に Task リストを増大させてしまうことが考えられます。
その場合はプロジェクト管理ツールに移行したほうがよいかもしれません。この手法は日常的なタスク管理向けです。

また、僕の手法はゲーミフィケーションやベロシティの分析といった付加価値の追及をしていません。

### Q. この手法は目的ありきでタスクを管理するのですか？

A. いいえ。手順では 5 種類のリストを作成していますが、Project が空になったり、それによって Goal も空になることがあると思います。それでも問題ありません。

### Q. おすすめのタスク管理ツールを教えてください

A. Microsoft To Do です。期限設定、通知、繰り返しといった基本的な機能が全て揃っています。

## おわりに

僕が実践しているタスク管理手法について紹介しました。
他にオススメのノウハウなどがあればコメントに書いてもらえると嬉しいです。